Ramona: Die Bewerbungs-Prozesse waren bei uns Ende 2020 und Anfang 2021 komplett remote. Wir — also die von uns, die schon länger da sind — hatten das zuvor schon ein Mal ausprobiert und wir waren uns sicher, dass das Recruiting insgesamt gut klappen wird. Wie war die Situation für euch?
Philip: Ich habe den Bewerbungsprozess als sehr professionell und transparent wahrgenommen. Die Gespräche fanden remote per Google Meet statt und haben mir dennoch umfassende und authentische Einblicke in die Agentur und ihre Arbeitsweise ermöglicht. Besonders gut fand ich auch, dass nächste Schritte und das weitere Vorgehen stets klar kommuniziert (und eingehalten) wurden.
Nick: Da dies meine erste Online-Bewerbung war, war ich natürlich ziemlich aufgeregt. Vor allem ob auch technisch alles klappt.
Jana: Das war bei mir auch so. Ich hatte bis dato keine Berührungspunkte mit einem Online-Vorstellungsgespräch. Dementsprechend hatte ich ziemlichen Respekt vor der ungewohnten Situation. Was ist zum Beispiel, wenn die Internetverbindung ruckelt oder mein Laptop mich im Stich lässt? Ich habe vorbeugend einen Ersatz-Laptop und ein Handy parat gelegt für den Fall, dass ich auf ein anderes Gerät umsteigen muss. Glücklicherweise ist das Worst-Case-Szenario nicht eingetreten. Das Vorstellungsgespräch selbst war dann vom Gefühl aber beinahe wie ein persönliches Gespräch. Ich war sogar fast entspannter, da mir meine gewohnte Umgebung Sicherheit gegeben hat.
Viktor: Stimmt, es fühlte sich im Grunde gar nicht so anders an als ein „normaler“ Bewerbungsprozess. Lediglich die Art, wie die Termine stattfanden — eben als Videokonferenz — war ungewohnt, wenn auch nur in den ersten Minuten. Was mir wiederum sehr entgegenkam, war der Wegfall des Anfahrtsweges zu den Vorstellungsgesprächen. Damit gab es einen Stressfaktor weniger und man hatte nicht so viel Zeit, nervös zu werden. (lacht)
Nick: Ich war auch positiv überrascht, dass das Gespräch über einen Bildschirm so gut gelaufen ist. Es war sehr ähnlich, als ob man mit den Personen live redet. Auf jeden Fall ist per Video Chat der Bezug zur Person besser gegeben als ein reines Bewerbungstelefonat, wo man weder Mimik noch Gestik sieht.
Ramona: Mimik und Gestik sind auf jeden Fall ein wichtiger Punkt. Die Video Calls sind in dieser Hinsicht viel angenehmer als Telefonate. Ich war ja bei allen Gesprächen dabei und hatte den Eindruck, dass die Calls genauso reibungslos gelaufen sind wie Gespräche im Büro. Wie ging es an euren ersten Arbeitstagen weiter?
Nick: Meinen ersten Tag empfand ich als sehr angenehm. Das Team hat mich wirklich freundlich aufgenommen. Ich fand es sehr gut, dass ich zuerst ein paar Stunden Zeit bekam, um mir in Ruhe den Rechner vorzubereiten und die Orga-E-Mails durchzuarbeiten. Auch die einzelnen Video Calls mit Nicol und dir, Ramona, — also als zweites Kennenlernen — waren eine große Hilfe, um anzukommen. So wie es eben auch live im Büro ist, wo einen die neuen Kollegen besuchen und quatschen.
Jana: Mein erster Arbeitstag war bis ins kleinste Detail sehr gut vorausgeplant und mit diversen organisatorischen Terminen belegt. Ich sprang von einem Video Call in den nächsten, wodurch ich viele neue Informationen und Eindrücke erhielt. Schnell wurde mir dabei das hohe Engagement der Kollegen klar, die unheimlich viel Wert auf eine ausführliche und strukturierte Einarbeitung legen. Alle haben mir direkt ihre Hilfe angeboten und mich super ins Team aufgenommen!
Philip: Ich habe an meinem ersten Tag ein großes Paket mit meinen Arbeitsmaterialien auspacken dürfen. Laptop an und schon konnte es losgehen mit den ersten virtuellen Gesprächen. Das Team habe ich in den ersten Monaten rein virtuell kennengelernt: Einerseits bei themenspezifischen Onboarding-Terminen, andererseits im direkten 1-on-1-Gespräch beim virtuellen Kaffee trinken.
Viktor: Ich hatte das Glück, noch vor meinem ersten Arbeitstag zu einem Team Event eingeladen worden zu sein. Dies fand pandemiebedingt zwar virtuell statt, war aber dennoch eine wunderbare Gelegenheit, die zukünftigen Kolleg:innen in einer informellen Runde kennenzulernen und sich zugleich auf die kommende Tätigkeit einstimmen zu lassen.
Ramona: Diesen informellen Team Call zum Kennenlernen vor dem ersten Arbeitstag könnten wir dann vielleicht immer so machen.
Viktor: Ich fand es gut so.
Sandra: Ich war auch vorab bei diesem Team Event dabei, bei dem ich fast alle Kollegen schon einmal kennenlernen konnte. Meine Einarbeitung hat außerdem schon vor meinem offiziellen Arbeitsbeginn mit kurzen Terminen via Video Chat begonnen. Das Kennenlernen über diesen Weg fiel mir relativ leicht. An meinem ersten Tag hat mich die Kollegin, deren Stelle ich übernommen habe, via Video Chat begrüßt und wir haben uns direkt gut verstanden.
Ramona: War eure Einarbeitung dann komplett remote oder war jemand von euch auch im Büro vor Ort?
Sandra: Ich hatte die Möglichkeit, einmal die Woche ins Büro zu kommen. An diesem Tag war die Kollegin, die für meine Einarbeitung verantwortlich war, auch vor Ort. Wir haben das schlussendlich jedoch nur zwei Mal in die Tat umsetzen können. Es war schön, einen direkten Kontakt aufzubauen. Ich würde aber nicht sagen, dass ich deshalb vor Ort mehr gelernt habe. Online-Einarbeitung und Anwesenheit im Büro funktionieren da gleich gut.
Viktor: Meine Einarbeitung lief komplett remote. Das Büro habe ich bisher nicht betreten beziehungsweise betreten müssen. Es war schlicht nicht notwendig. Und auch rückblickend fällt mir kein Moment ein, in dem ich dachte, dass es möglicherweise besser für diesen oder jenen Aspekt der Einarbeitung gewesen wäre.
Philip: Meine Einarbeitung erfolgte ebenfalls nur remote.
Nick: Im Büro war ich tatsächlich noch nie.
Jana: Meine Einarbeitung lief komplett remote von zu Hause aus. Ich hatte aber die Möglichkeit, im Büro zu arbeiten, und war entsprechend schon da.
Ramona: Wie Online-Onboarding für uns als Team am besten funktioniert, lernen wir weiterhin alle zusammen. Erzählt doch mal, was wir aus eurer Sicht unbedingt beibehalten sollten. Hat euch zum Beispiel ein Tool oder ein bestimmtes Vorgehen besonders geholfen?
Sandra: Das Teilen des Bildschirms und die Möglichkeit, alle Funktionen und Wege direkt an meinem eigenen PC auszuprobieren, hat mir sehr geholfen. Da gibt es auch keine Platzprobleme wie zum Beispiel im Büro, wenn man sich dafür zu zweit an einen Schreibtisch setzen muss.
Jana: Genau. Ein Mitarbeiter kann einfach seinen Bildschirm teilen und eine Aufgabe Schritt für Schritt vorzeigen. Danach versucht man, die Aufgabe eigenständig zu lösen. Der andere kann dabei jeden Schritt nachvollziehen und jederzeit eingreifen oder Fragen beantworten.
Content Management, Design und Webdevelopment:
Viktor: Ich empfand als sehr hilfreich, dass ich in den ersten Tagen durch eine direkte Ansprechpartnerin angeleitet und unterstützt wurde. Bei Fragen oder Problemen konnte ich mich unmittelbar mit ihr austauschen. Dies erleichterte es mir sehr, mich in die unterschiedlichen Aufgabenbereiche einzuarbeiten. Gleiches lässt sich auch über die Zusammenarbeit via Screensharing oder das „Über-die-Schulter-Gucken“ sagen, das ihr gerade genannt habt.
Philip: Besonders hilfreich war die Onboarding-Checkliste, die es mir ermöglicht hat, stets den Überblick zu allen noch offenen Themen zu behalten und so Stück für Stück immer tiefer in meine Arbeitsbereiche eingearbeitet zu werden. Zusätzlich habe ich nach einer ersten Einführung immer Übungsaufgaben bekommen, um das neu erlernte Wissen direkt auszuprobieren und zu vertiefen.
Nick: Die Onboarding-Liste war für mich auch eine wichtige Hilfe, um den Überblick zu behalten, was ich noch einrichten oder angucken muss. Ansonsten natürlich das „betreute Arbeiten”, also dass man parallel arbeitet und zusammen im Call ist. Ich konnte also eine News bauen und sofort fragen, was ich da machen muss, und auch den Bildschirm teilen, um es dem anderen zu zeigen. Da vergisst man fast, dass man remote arbeitet.
Sandra: Ich denke aber, dass eine digitale Einarbeitung für introvertierte Personen eventuell herausfordernder sein kann, da es manchmal schwerfällt, sich im Video Chat zu Wort zu melden und die bei der Einarbeitung so wichtigen Fragen zu stellen… gerade wenn mehrere Personen an einem Call teilnehmen.
Ramona: Gibt es noch etwas, das wir nicht angesprochen haben?
Jana: Ein weiteres Hilfsmittel, welches ich immer noch gerne nutze, ist unser Wiki. Dieses beinhaltet sämtliche Anleitungen, Vorlagen, Links und Hinweise zu jeglichen Themen. Das soll vor allem dazu dienen, dass jeder auf alle Informationen zugreifen und im Notfall die Aufgaben der Kollegen übernehmen kann. Das ist auch jetzt allein im Home Office oft sehr hilfreich.
Ramona: Danke für diese Einblicke in eure erste Zeit bei Rings Kommunikation. Auf den Arbeitsalltag im Home Office gehen wir gleich im zweiten Teil unsere Gesprächs ein.
In den letzten Monaten haben wir als Team gelernt, dass Online Recruiting und Remote Onboarding definitiv gut funktionieren können. Grundvoraussetzung dafür ist aber, den ganzen Prozess nicht als Selbstläufer zu betrachten. Erfolgreiches Onboarding in der virtuellen Welt erfordert verstärkten Einsatz auf beiden Seiten. Die neuen Kolleg:innen müssen sich beispielsweise oftmals aktiver um Feedbacks und Materialien bemühen, als es bei ständiger Anwesenheit im Büro der Fall wäre. Von den alten Hasen hingegen ist die Bereitschaft gefordert, die Neuen auch auf Distanz ins Team integrieren zu wollen. Nur wenn ein tatsächlicher Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden und ein regelmäßiger Austausch über die Unternehmenskultur entstehen, kann das Team unserer Erfahrung nach auch online fest zusammenwachsen. Was unsere neuen Kolleg:innen mittlerweile über Remote Work denken, erfahren Sie im zweiten Teil unseres Gesprächs.
Beitragsbild: Placeit